Voici une bonne nouvelle ! « 80 % des effets sont générés par seulement 20 % des causes ou, dans l’autre sens, 20 % des causes génèrent 80 % des effets ». Joseph Juran, un spécialiste de la qualité, a interprété la règle des 20/80 de cette manière : “Dans tout groupe de choses contribuant à un effet commun, la majeure partie de l’effet est attribuable à un nombre relativement faible de ces choses”. Cette bonne nouvelle est une règle empirique attribuée à un économiste italien Vilfredo Pareto et dont les diverses applications risquent d’affecter plusieurs aspects de votre vie !
Jamal est responsable commercial d’une société de distribution. Il faut dire que Jamal est un vrai bosseur. Il aime bien son travail et se donne à fond. Pourtant, les résultats ne sont pas au rendez-vous. Le chiffre d’affaires diminue, la satisfaction des clients n’est plus garantie et ses collaborateurs ne sont pas motivés. Ils font beaucoup d’efforts et passent des journées de travail très chargées sans que cela se traduise sur leurs résultats. Bien entendu, ils ne peuvent plus aspirer à une évolution ou prétendre à une augmentation tant qu’ils ne peuvent pas faire valoir leurs réalisations. Jamal, déprimé par une telle situation finit par jeter l’éponge : Il démissionne.
L’entreprise réussit à embaucher Abdelaziz, un cadre ambitieux avec un curriculum irréprochable. Les négociations avec lui étaient faciles et plutôt plaisantes. Il ne fût pas trop exigeant ni sur les moyens ni sur sa propre rémunération. Il prenait le projet comme un défi et s’engagea à le lever : améliorer le CA, la marge et le positionnement de l’entreprise en appliquant la stratégie du directeur général. Il demanda cent jours pour travailler et rendre compte.
Abdelaziz s’est réuni individuellement avec chaque membre de son équipe commerciale et se met à leur écoute. Ce fût en même temps l’occasion pour les rassurer et faire valoir ses compétences en communication et en leadership. Rapidement on remarque qu’une ambiance agréable règne au département commercial. Les collaborateurs d’Abdelaziz sont plus motivés et semblent plus confiants. Tout le monde se sent enthousiaste et plein d’énergie. Au bout des cent jours, Abdelaziz présente son premier bilan qui fût considéré très encourageant. Après six mois il eut les félicitations de son DG. L’entreprise a récupéré certaines parts de marché, sa marge est nettement supérieure, les commerciaux sont contents et ont pu toucher des primes et le plus important, l’ambiance de travail est devenue très agréable et a eu un effet positif ‘‘contagieux’’ sur les autres départements.
Comment Abdelaziz a-t-il pu réussir un tél changement ? Quel est son secret ? Pourquoi il a pu faire ce que Jamal n’a pas pu entreprendre tout en conservant la même équipe et en utilisant les mêmes ressources ?
Abdelaziz réunit plusieurs compétences du bon responsable commercial. Il utilise plusieurs ‘‘astuces’’ simples et efficaces et parmi ces outils, la règle des 20/80 !
Outil simple à la portée de tous
La règle des 20/80 est donc un outil simple qui permet d’identifier l’importance relative à différentes catégories d’événements afin de se concentrer sur les quelques causes essentielles qui ont le plus d’impact, plutôt que de se perdre dans le traitement d’une multitude de causes ayant des effets moindres.
L’utilisation de la loi de Pareto permet donc de déterminer rapidement quelles sont les priorités d’actions. Si on considère que 20 % des causes représentent 80 % des circonstances, agir sur ces 20 % aide à solutionner un problème avec un maximum d’efficacité.
L’intérêt du principe de Pareto se situe plus dans l’aide qu’il apporte à l’analyste pour aller à l’essentiel. Nous donnons ici l’exemple d’Abdelaziz pour expliquer le propos :
Comment Abdelaziz a utilisé la loi de Pareto ?
Au début de sa prise de responsabilité, Abdelaziz, aidé par son équipe commerciale, s’est lancé dans une série d’analyses. Il trouva que certains produits commercialisés sont en fin de cycle et continuent à bénéficier du même effort commercial. En même temps, certains produits sont de véritables vaches à lait mais ne sont pas bien commercialisés. Il examina ensuite le portefeuille clients. Il trouva que certains d’entre eux sont à fort potentiels mais le département ne profite pas de ce potentiel alors que les collaborateurs passent beaucoup de temps à résoudre des faux problèmes de certains clients à faible potentiel. Ces derniers sont alourdis par des tâches administratives qui les empêchent de consacrer assez de temps à leurs clients et aux tâches commerciales pures.
Une fois cette analyse terminée, Abdelaziz établit un plan d’action qu’il valida auprès de son DG et expliqua à son équipe. Tout le monde se met alors au déploiement :
Sur le plan stratégique, Abdelaziz utilisa la loi des 20 / 80 pour déterminer les 20 % des produits qui génèrent les 80 % des revenus et demanda à l’équipe de concentrer les efforts sur ces produits.
En ce qui concerne le portefeuille clients, Il dressa une feuille de calcul avec les CA réalisés qu’il mît en ordre décroissant. Il sélectionna les premiers clients dont la somme du CA faisait plus ou moins 80 % du CA total. Il trouva que le nombre de ceux-ci est très voisin de 20 % du nombre total. Il demanda alors à l’équipe de consacrer une attention particulière et plus de temps à ces clients. Ils leurs proposèrent des offres dans le cadre d’une tactique de ‘‘up selling’’ et ‘‘cross selling’’. Cette tactique donna par la suite ses fruits sous forme d’une nette augmentation du CA et de la marge brute.
Les collaborateurs ont vu leurs rôles et leurs tâches changer. Ils sont moins occupés et moins stressés qu’avant et consacrent désormais plus de temps à leurs clients. Ils donnent la priorité aux tâches productrices qui constituent seulement le 20 % de leur effort tout en assurant 80 % de leur production.
Abdelaziz expliqua sa tactique à ses collègues dans la production, la logistique et la finance. Ils détectèrent les 20 % des défaillances qui génèrent les 80 % des produits non conformes et trouvèrent le moyen de les traiter. Ils ont aussi déterminé quels sont les 20 % des produits qui constituent les 80 % des stocks en valeur. Ils ont ainsi pu gérer les stocks d’une façon plus optimale. Pour le risque des impayés, c’était aisé de dresser une liste des 20 % de clients mauvais payeurs qui provoquent 80 % des incidents et ont décidé de se débarrasser d’eux.
Lorsqu’on applique le principe de Pareto, nous devons éviter de tirer des conclusions hâtives car les 80 % qui produisent 20 % des effets peuvent s’avérer très utiles malgré tout. Comme tout grand principe fondamental, il est donc à adapter avec beaucoup de bon sens et de précaution.
A noter aussi que la proportion de 80/20 se constate fréquemment, dans certains cas la règle sera peut être du 75/25 ou du 60/40.
Toi aussi, tu peux utiliser la loi des 20/80 pour améliorer plusieurs aspects de ta vie personnelle et professionnelle. Quand une tâche apparait colossale, dis-toi que tu as besoin d’entamer que les 20% qui auront les 80% d’effets et te voilà soulagé et encourager pour aller de l’avant. Grâce à ce principe tu peux maintenant oser ce qui te paraissait difficile en te chargeant seulement de la fraction du cinquième. Tu va être surpris par les résultats. Pour vérifier, tu peux commencer par appliquer cette règle au ménage à la maison, tu auras de l’ordre en effectuant seulement 20% du travail ! un miracle