La gestion selon les priorités

La plupart des cadres au travail passent seulement 30% du temps à agir pour leur métier et 50 % à réagir à des informations qu’ils reçoivent alors qu’ils laissent 20 % à des projets personnels ! Selon Stephen R. Covey, ‘‘les personnes les plus efficaces accordent la priorité… aux priorités’’ : les choses essentielles et importantes d’abord…

 Ahmed se rappelle d’un rituel de son enfance : la préparation du plateau de thé. Sa mère prenait soin de son service à thé en argent : la théière, la sucrière et les deux ustensiles réservés au thé et à la menthe. Ahmed proposait son aide lorsque sa mère voulait garnir ces ustensiles. La tâche la plus intéressante pour lui était de prendre le cône du sucre pour le casser et mettre les morceaux dans la sucrière. Au fait ce qui l’intéressait vraiment ce sont les petits morceaux qui échappaient et qu’il pouvait mettre en cachette dans sa petite bouche. Ahmed se rappelle très bien du conseil de sa mère : ‘‘si tu veux arriver à mettre tous les morceaux dans la sucrière, tu dois commencer par les plus gros morceaux, puis les moins grands puis les petits que tu peux caser facilement à la fin !’’ Il ne savait pas que sa mère lui donnait une leçon importante dans la gestion du temps.

Ahmed est maintenant responsable technique dans une multinationale et gère un grand parc. Il a plusieurs responsabilités qui engendrent plusieurs tâches dans la journée. Il se plaint toujours du manque de temps. Il n’arrive pas à boucler sa journée de travail au bureau et il ramène des dossiers à traiter chez lui. Sa femme n’apprécie pas ceci et ses enfants non plus. Parfois Ahmed attend tard le soir que tout le monde va au lit pour pouvoir travailler sur ces dossiers en paix. Le matin au bureau, il commence par lire les e-mails et passe un temps fou pour répondre à tout le monde. Il reçoit des fournisseurs avec qui il négocie des tarifs et enchaine avec un entretien avec son assistant avant de se rendre à la salle des réunions pour discuter avec les autres chefs de départements et trouver une solution à un problème. La journée s’achève et Ahmed n’a pas pu toucher  au rapport qu’il devait préparer pour  le directeur. Cela doit être remis le lendemain à la première heure parce que des intervenants étrangers viendront l’après-midi entreprendre une audite et auront besoin de son rapport ! Ahmed devra encore travailler ce soir !

Le directeur d’Ahmed s’est aperçu qu’il est devenu trop nerveux et stressé. La dernière semaine de congé n’a pas arrangé grand-chose. Pour  l’aider, ainsi que d’autres responsables de la firme, il organisa au sein de l’entreprise, une formation et un coaching sur la gestion du temps.

Le coach attire l’attention sur le fait que la plupart des cadres au travail passent 50 % de leur temps à réagir à des informations qu’ils reçoivent, 30 % à agir pour leur métier et 20 % à des projets personnels ! Il cite Stephen R. Covey, ‘‘les personnes les plus efficaces accordent la priorité… aux priorités’’ : les choses essentielles et importantes d’abord. Le général et président des Etats-Unis Eisenhower avait mis au point une matrice pour distinguer les choses importantes et / ou urgentes des autres.

Le coach continue d’explique qu’une fois la matrice ainsi établie selon les deux critères qui sont l’urgence et l’importance, nous aurons quatre types de tâches à faire :

I- Les tâches importantes et urgentes

II- Les tâches importantes et pas urgentes

III- Celles urgentes et pas importantes

IV- Celles pas urgentes et pas importantes.

Le coach demande alors aux cadres : ‘‘à votre avis, selon quel ordre de priorité nous devons effectuer ces tâches ?’’ : La réponse était unanime : d’abord l’important / urgent puis l’important / pas urgent, ensuite, l’urgent / pas important et enfin le pas important / pas urgent !

Le coach fait savoir que cette réponse est celle convenable pour le travail d’un pompier ou d’un service d’urgence d’une clinique mais surtout pas pour un cadre gestionnaire. Il explique ensuite que si on commence par les tâches importantes et pas urgente, on va les exécuter chacune suffisamment à temps, en pleine énergie et les terminer et ainsi on n’aura plus de tâches importantes qui deviennent urgentes !

Les cadres concluent qu’une fois on aura maîtrisé les tâches importantes et pas urgentes en leur consacrant le temps nécessaire et la plage horaire convenable, en début de matinée par exemple lorsqu’on est en pleine énergie ; le reste importe moins. En effet, confirme le coach, le reste c’est les tâches pas importantes qui peuvent être déléguées et quand en plus elles ne sont pas urgentes, elles peuvent être remises à plus tard !

Le coach veut illustrer encore plus cette notion, il demande à l’équipe : « imaginez que vous faites des préparatifs pour un voyage et vous êtes en train de charger les bagages dans le coffre de la voiture, normalement vous commencer par placer les grandes valises en premier, puis les moins grandes puis les petits sacs… Là, Ahmed émet un grand sourire : il se rappelle le conseil de sa maman et raconte à ses collègues l’histoire de la sucrière !

Maintenant reste à savoir comment distinguer ce qui est important de ce qui ne l’est pas pour nous. Le coach explique que l’on doit recourir à nos rôles et à notre mission : tout ce qui s’inscrit dans notre mission et fait partie de nos rôles est plus important que le reste.

A titre d’exemple prenons le cas d’Ahmed : il est mari et père de famille, il a deux enfants et sa mère est aussi à sa charge ; il est responsable technique et il est secrétaire général de l’association qui a pour mission le développement humain et économique de son village natal. Le fait de lister ses rôles lui permet d’établir un cadre naturel qu’il va utiliser pour définir ses activités et surtout ses priorités. A chaque fois, il tentera de travailler sur l’ensemble de ses rôles pour accomplir sa mission sans en négliger aucun aspect et trouver ainsi son équilibre.

A l’entreprise, dans son rôle de responsable technique, sa mission est la gestion optimale du parc, donc les tâches importantes pour lui concernent la maintenance préventive, la formation des assistants. Il doit garder du temps pour prendre soin de sa mère, de son épouse et veiller à l’éducation de ses deux enfants. Il doit également consacrer un espace pour la contribution au développement de son village natal.

Le coach explique aussi que la meilleure façon de cerner ces priorités et de les planifier sur son agenda est de les penser pour toute une semaine et non jour par jour. Il demande aux cadres de dresser leur plan pour la semaine prochaine.

Au bout de vingt minutes, chacun a établi son plan hebdomadaire et le coach en profite pour conclure : ‘‘vous vous rendez-compte que vingt minutes par semaine sont largement suffisantes pour établir tout l’agenda !

Un collègue demande au coach : ‘‘maintenant nous avons compris comment définir les priorités et établir un agenda hebdomadaire, comment pouvons - nous avoir l’énergie suffisante pour appliquer notre plan ?’’ Le coach lui explique qu’il faut d’abord s’exercer à pratiquer pendant les semaines qui viennent et à évaluer le temps gagné grâce à cette gestion. La distribution de l’énergie est un autre thème qui fera l’objet d’une autre formation.

Ahmed est satisfait de sa séance et il pense que dans les conseils que lui a donnés sa mère, il y a surement un qui répond à la question de son collègue.